Document legal

Termeni și condiții qPlus - REGES Online

Prezentul document stabilește termenii și condițiile de accesare și utilizare a platformei qPlus, disponibilă prin intermediul site-ului www.qplus.ro, și constituie acordul contractual dintre EMBER SOFTWARE S.R.L., cu sediul în Iași, str. Sf. Lazăr nr. 27, înregistrată la registrul comerțului sub nr. J2018002037221, având CUI RO 39697931, e-mail:info@qplus.ro, telefon: 0749753569, în calitate de furnizor al serviciilor și administrator al Platformei (denumită în continuare „Furnizorul"), și clientul care acceptă prezentul document în condițiile de mai jos (denumit în continuare „Clientul").

Domeniul de aplicare

Prezentul document se aplică exclusiv persoanelor care accesează și utilizează Platforma în scopul desfășurării activității lor profesionale, comerciale ori de serviciu, inclusiv angajatorilor, reprezentanților acestora și altor utilizatori autorizați care operează date în legătură cu raporturi de muncă și/sau obligații de evidență a salariaților. Platforma nu este destinată consumatorilor, respectiv persoanelor fizice care acționează în scopuri din afara activității lor profesionale sau comerciale.

În cazul în care o persoană acceptă prezentul document în numele unei persoane juridice sau al altei entități, aceasta declară și garantează că are puterea și autorizarea necesare pentru a angaja respectiva entitate.

Dreptul de utilizare a Platformei poate fi dobândit prin achiziționarea unei licențe Software as a Service (SaaS - închirierea unei licențe pe bază de abonament).

În prealabil utilizării Platformei, Clientul trebuie să își exprime acordul expres cu privire la prezentul document, prin bifarea căsuței „Sunt de acord cu termenii și condițiile programului qPlus" și/sau prin apăsarea butonului de confirmare a Comenzii. Prin această acțiune, Clientul confirmă că a citit, a înțeles și a acceptat prezentul document. Acceptarea prin mijloace electronice produce efectele prevăzute de lege pentru contractele încheiate prin mijloace electronice. În măsura în care părțile utilizează semnături electronice pentru anumite documente sau operațiuni, efectele juridice ale acestora vor fi cele prevăzute de Regulamentul (UE) nr. 910/2014, de Legea nr. 214/2024 și de orice alte dispoziții legale aplicabile tipului de semnătură utilizat.

Definiții:

„Platforma" sau „qPlus" înseamnă aplicația software, infrastructura tehnică și funcționalitățile aferente, accesibile prin www.qplus.ro și/sau prin subdomeniile ori interfețele puse la dispoziție de Furnizor.

„Furnizorul" înseamnă EMBER SOFTWARE S.R.L., titularul drepturilor asupra Platformei și furnizorul serviciilor digitale oferite prin intermediul acesteia.

„Client" înseamnă persoana juridică, profesionistul sau entitatea care contractează un abonament ori utilizează Platforma în scop profesional. Clientul poate utiliza Platforma pentru activitatea proprie sau, după caz, în calitate de prestator/mandatar/împuternicit în relația contractuală cu angajatorii din portofoliul său, fără ca Furnizorul să dobândească această calitate față de respectivii angajatori.

„Utilizator Autorizat" înseamnă persoana fizică desemnată de Client sau care utilizează Platforma în mod valabil, în nume propriu ori în numele Clientului, în limitele drepturilor de acces alocate.

„Angajator din Portofoliu" înseamnă angajatorul pentru care Clientul utilizează Platforma în baza unui contract, mandat, delegare, împuternicire ori alt temei valabil, inclusiv în vederea administrării datelor și, după caz, a transmiterii acestora către REGES-ONLINE.

„Vizitator" înseamnă persoana care accesează site-ul fără a avea un cont activ și fără a utiliza funcționalitățile rezervate utilizatorilor înregistrați.

„Servicii" înseamnă serviciile digitale furnizate de Furnizor prin intermediul Platformei, inclusiv funcționalități de administrare a datelor, documentelor și operațiunilor aferente activității de resurse umane, precum și funcționalități tehnice de interoperabilitate, în limitele abonamentului contractat.

„Comandă" înseamnă solicitarea transmisă online de Client în vederea achiziționării unui abonament, a unui pachet de servicii sau a unor funcționalități suplimentare disponibile în Platformă ori comunicate de Furnizor.

„Abonament" înseamnă dreptul temporar de acces și utilizare a Platformei în regim Software as a Service (SaaS), în condițiile comerciale aplicabile.

„Cont" înseamnă spațiul electronic alocat Clientului și/sau Utilizatorului Autorizat în Platformă, accesibil prin credențiale de autentificare.

„Date Client" înseamnă datele, documentele, informațiile, fișierele și înregistrările introduse, încărcate, generate, stocate, prelucrate sau transmise de Client ori de Utilizatorii Autorizați prin intermediul Platformei.

„REGES-ONLINE": platforma oficială pusă la dispoziție de Inspecția Muncii, care reprezintă interfața digitală a Registrului General de Evidență a Salariaților și prin intermediul căreia se realizează operațiunile de evidență, transmitere și validare a datelor aferente raporturilor de muncă, în condițiile stabilite de autoritățile competente.

„Integrare API": mecanismul tehnic de interoperabilitate dintre Platforma qPlus și REGES-ONLINE, realizat prin intermediul unei interfețe de programare a aplicațiilor (API), care permite transmiterea, preluarea, validarea, sincronizarea sau schimbul de date între cele două sisteme, în limitele funcționalităților disponibile, ale drepturilor de acces deținute de Client, Utilizatorii Autorizați sau, după caz, Angajatorii din Portofoliu, precum și ale regulilor tehnice stabilite de platforma oficială.

1. Dispoziții generale

În temeiul prezentului Contract, Furnizorul acordă Clientului dreptul neexclusiv de utilizare a Platformei. Prin acest Contract nu se face niciun transfer de proprietate intelectuală între Furnizor și Client. Furnizorul rămâne titularul tuturor drepturilor de proprietate intelectuală asupra Platformei, componentelor acesteia, precum și asupra documentației care o însoțește.

Această Platformă nu poate fi decompilată, dezasamblată sau recompilată fără autorizarea expresă a Furnizorului. Platforma este licențiată ca produs unic.

Orice modul sau arhivă care vine în completarea Platformei livrate inițial (fie la inițiativa Furnizorului, fie la cererea Clientului) face parte integrantă din aceasta și reprezintă obiectul prezentului Contract.

Platforma este protejată prin legislația privind dreptul de autor și prin toate celelalte norme juridice naționale și internaționale cu privire la drepturile de proprietate intelectuală.

Furnizorul poate modifica prezentul Contract pentru viitor. Modificările materiale vor fi comunicate Clientului prin e-mail, notificare în Platformă sau alt mijloc rezonabil, înainte de intrarea lor în vigoare, cu excepția modificărilor impuse de lege, de cerințe de securitate, de modificări ale sistemelor externe, inclusiv REGES-ONLINE, ori de prevenirea unui risc operațional, care pot intra în vigoare într-un termen mai scurt. Clientul își poate exprima consimțământul cu privire la modificările contractuale prin bifarea căsuței puse la dispoziție în Platforma qPlus, prin acceptarea electronică a versiunii actualizate sau prin continuarea utilizării Platformei în condițiile comunicate, în măsura permisă de lege. Acceptarea prin mijloace electronice produce efectele prevăzute de legislația aplicabilă contractelor încheiate prin mijloace electronice, inclusiv Legea nr. 365/2002. În măsura în care părțile utilizează semnături electronice, efectele acestora vor fi cele prevăzute de Regulamentul (UE) nr. 910/2014, de Legea nr. 214/2024 și de orice alte dispoziții legale aplicabile.

2. Încheierea contractului prin mijloace electronice

Contractul se încheie prin mijloace electronice și produce efectele recunoscute de lege contractelor încheiate valabil, atunci când sunt îndeplinite condițiile legale aplicabile.

Înainte de transmiterea Comenzii, Clientul are posibilitatea de a verifica datele introduse și de a corecta eventualele erori materiale prin funcționalitățile puse la dispoziție în interfața Platformei, inclusiv prin revenirea la pașii anteriori ai procesului de comandă sau prin modificarea datelor introduse în formularele electronice.

Contractul poate fi încheiat în limba română. În măsura în care anumite informații comerciale, descrieri de pachete sau notificări sunt disponibile și într-o altă limbă, varianta în limba română prevalează, dacă legea nu prevede altfel.

Prezentul document este pus la dispoziția Clientului într-o formă care permite stocarea și reproducerea sa. Varianta aplicabilă la data încheierii contractului va putea fi consultată în Platformă și/sau comunicată prin e-mail ori prin alt suport durabil.

Contractul se consideră încheiat la data la care Furnizorul confirmă primirea și acceptarea Comenzii transmise de Client, prin e-mail, notificare în cont ori prin alt mijloc de comunicare individuală echivalent. Simplul fapt al transmiterii Comenzii de către Client nu echivalează, prin el însuși, cu acceptarea acesteia de către Furnizor.

Prin bifarea căsuței corespunzătoare și/sau prin apăsarea butonului de confirmare a Comenzii, Clientul confirmă acceptarea prezentului document. În măsura în care părțile utilizează semnături electronice pentru anumite documente sau operațiuni, efectele juridice ale acestora vor fi cele prevăzute de Regulamentul (UE) nr. 910/2014, de Legea nr. 214/2024 și de orice alte dispoziții legale aplicabile tipului de semnătură utilizat.

Metodele de plată acceptate sunt indicate înainte de finalizarea procesului de comandă, în Platformă sau în comunicarea comercială transmisă Clientului.

3. Obiectul Contractului

Platforma qPlus oferă Clientului posibilitatea administrării datelor, documentelor și fluxurilor de informații aferente activității sale, inclusiv a celor specifice relațiilor de muncă, evidenței salariaților, administrării contractelor individuale de muncă, generării documentelor de personal și organizării operațiunilor interne, precum și, după caz, a proceselor relevante pentru conformarea cu legislația aplicabilă, inclusiv în materia protecției datelor cu caracter personal.

În baza prezentului Contract, Furnizorul, în calitate de autor și titular exclusiv al drepturilor patrimoniale de autor asupra Platformei, acordă Clientului, în mod neexclusiv, netransmisibil și pe durata contractuală aplicabilă, în schimbul plății Prețului sau a Abonamentului, dreptul de acces și de utilizare a Platformei, în condițiile prevăzute de prezentul Contract.

qPlus reprezintă o platformă software avansată pentru gestiunea resurselor electronice și a proceselor de resurse umane, care poate include, fără a se limita la acestea, gestionarea datelor angajatorilor, salariaților și contractelor de muncă, efectuarea operațiunilor de adăugare, modificare, actualizare sau ștergere a datelor, introducerea elementelor necesare conform legislației aplicabile, precum și extinderea informațiilor existente prin utilizarea de câmpuri adiționale și alte instrumente de configurare.

Funcționalitățile esențiale ale Platformei pot include generarea de documente, precum contracte, adeverințe, decizii, cereri și alte formulare specifice activității de personal, gestionarea istoricului operațiunilor, generarea de alerte și notificări personalizabile, utilizarea de câmpuri adiționale, emiterea de adeverințe de vechime, administrarea și urmărirea operațiunilor privind contractele de muncă, rapoarte de stare a contractelor, tabele operaționale, evidența mișcărilor lunare, rapoarte dinamice, pontaj, precum și alte funcționalități dezvoltate de Furnizor.

Platforma qPlus poate transmite, prin integrare API, date către REGES-ONLINE, platforma oficială pusă la dispoziție de autoritățile competente pentru evidența și operarea datelor aferente raporturilor de muncă. Datele pot privi activitatea proprie a Clientului sau, după caz, activitatea Angajatorilor din Portofoliu pentru care Clientul utilizează Platforma în baza unor raporturi contractuale, mandate, delegări ori împuterniciri valabile. qPlus este o aplicație software terță, interoperabilă cu REGES-ONLINE, care facilitează administrarea datelor și transmiterea tehnică a acestora, fără a avea calitatea de sistem oficial al autorității publice și fără a înlocui registrul oficial administrat de aceasta.

Furnizorul pune la dispoziție un software și servicii tehnice asociate acestuia. Furnizorul nu are calitatea de prestator al serviciilor de completare și transmitere a datelor în REGES-ONLINE în relația cu angajatorii Clientului, nu completează date în numele acestora prin personal propriu și nu preia obligațiile legale ale angajatorului ori ale prestatorului contractat de angajator. În relația cu Angajatorii din Portofoliu, prestatorul, mandatarul sau persoana împuternicită este Clientul, în măsura în care acesta și-a asumat o asemenea calitate prin contractele ori autorizările sale proprii.

Furnizorul nu monitorizează, nu validează juridic și nu exercită control editorial ori operațional asupra datelor, documentelor, deciziilor, configurărilor sau operațiunilor efectuate de Client ori de Utilizatorii Autorizați în Platformă. Platforma funcționează ca instrument tehnic pus la dispoziția Clientului, iar responsabilitatea pentru conținutul, scopul, temeiul, oportunitatea și momentul operațiunilor aparține Clientului.

Înregistrarea, salvarea, modificarea sau validarea internă a datelor în cadrul Platformei qPlus nu echivalează, prin ea însăși, cu operarea acestora în REGES-ONLINE. Transmiterea datelor către REGES-ONLINE se realizează prin mecanismele tehnice de integrare disponibile în Platformă, iar rezultatul operațiunii este determinat de răspunsul de validare transmis de platforma oficială. În cazul în care REGES-ONLINE confirmă validarea operațiunii, qPlus va afișa mesajul corespunzător, care atestă faptul că operațiunea a fost transmisă și validată în platforma oficială. În cazul în care REGES-ONLINE returnează un mesaj de eroare, invalidare sau respingere, qPlus va afișa, în măsura în care aceste informații sunt disponibile prin integrare, mesajul tehnic primit, pentru a permite Clientului să analizeze situația, să remedieze datele și să retransmită operațiunea, după caz.

Clientul este singurul responsabil pentru existența și menținerea contractelor, mandatelor, delegărilor, împuternicirilor, drepturilor de acces și autorizărilor necesare pentru utilizarea Platformei în legătură cu Angajatorii din Portofoliu și pentru transmiterea datelor către REGES-ONLINE. Furnizorul nu verifică și nu garantează existența, valabilitatea, întinderea sau încetarea acestor raporturi dintre Client și Angajatorii din Portofoliu.

Furnizorul poate îmbunătăți, modifica, adapta sau extinde funcționalitățile Platformei pe durata executării prezentului Contract, inclusiv pentru a asigura compatibilitatea cu cerințele legale și tehnice aplicabile interoperabilității cu REGES-ONLINE, precum și pentru evoluția continuă a software-ului.

Pe durata dreptului de utilizare acordat în temeiul prezentului Contract, Clientul nu va avea dreptul și nici nu va permite unei terțe părți:

să reproducă permanent sau temporar Platforma, integral sau parțial, prin orice mijloc și sub orice formă, în afara utilizării permise prin prezentul Contract;
să traducă, adapteze, modifice, decompileze, dezasambleze, recompilieze, să realizeze inginerie inversă sau orice alte transformări ale Platformei, cu excepția situațiilor permise imperativ de lege;
să distribuie, închirieze, sublicențieze, cesioneze, revândă sau să pună la dispoziția terților Platforma ori accesul la aceasta, sub orice formă, fără acordul prealabil scris al Furnizorului.

Accesul Clientului la Platformă și utilizarea acesteia, împreună cu funcționalitățile și specificațiile aferente, se realizează exclusiv prin conexiune la internet. Serviciile sunt furnizate electronic, iar accesul la funcționalitățile incluse în abonamentul ales se acordă după confirmarea plății.

Anularea comenzii se poate efectua până la momentul efectuării plății. Accesul la serviciile incluse în abonament este acordat exclusiv pentru perioada de valabilitate achitată. La expirarea perioadei de valabilitate, acesta încetează automat, fără reînnoire tacită și fără prelungire de drept. Continuarea accesului la Platformă este condiționată de exprimarea unei noi opțiuni din partea Clientului pentru reînnoire și de achitarea corespunzătoare a serviciilor, în condițiile comerciale aplicabile la data reînnoirii.

În cazul în care Clientul dorește modificarea tipului de abonament ales pe parcursul perioadei în care este activ un abonament anterior, această modificare este posibilă, urmând să intre în vigoare în termen de 7 zile de la data acordului dintre părți și de la momentul efectuării și confirmării plății pentru serviciul contractat.

4. Teritoriul

Dreptul de utilizare a Platformei qPlus acordat Clientului în temeiul prezentului Contract poate fi exercitat din orice stat sau teritoriu, în măsura în care accesarea și utilizarea Platformei se realizează cu respectarea prezentului Contract, a legislației aplicabile și a cerințelor tehnice necesare funcționării serviciului.

Accesul la Platformă și utilizarea funcționalităților acesteia se pot realiza de către Client de oriunde, prin intermediul unei conexiuni la internet.

5. Limitări

Clientul declară că înțelege și acceptă în mod expres faptul că dreptul de utilizare a Platformei qPlus acordat în temeiul prezentului Contract are caracter neexclusiv. În consecință, Furnizorul are dreptul de a acorda, în orice moment și pe orice durată, drepturi similare de utilizare și altor utilizatori ai Platformei, în condițiile stabilite de acesta.

Dreptul de utilizare acordat Clientului este personal, limitat, netransmisibil și nu conferă Clientului niciun drept de proprietate asupra Platformei, asupra componentelor acesteia sau asupra oricăror elemente asociate acesteia. În lipsa acordului prealabil, expres și scris al Furnizorului, Clientului îi este interzis să transfere, să vândă, să cesioneze, să sublicențieze, să închirieze, să pună la dispoziția unei terțe părți sau să permită utilizarea Platformei de către terți, indiferent de modalitatea utilizată.

În măsura în care Platforma qPlus include funcționalități de interoperabilitate cu REGES-ONLINE, inițierea și configurarea conexiunii dintre qPlus și REGES-ONLINE se pot realiza numai de către utilizatorul care deține, în mod legal și valabil, acces la contul său din platforma oficială și drepturile necesare asupra registrelor angajatorului pentru care se efectuează conectarea. Prin realizarea acestei conectări, utilizatorul respectiv declară și garantează că este autorizat să stabilească legătura tehnică dintre qPlus și REGES-ONLINE pentru angajatorul în cauză.

În cazul în care Clientul utilizează Platforma pentru Angajatori din Portofoliu, Clientul declară și garantează că deține un temei valabil pentru utilizarea datelor și pentru operarea, consultarea ori transmiterea acestora, inclusiv contractul de prestări servicii, delegările, împuternicirile, drepturile de acces și autorizările necesare potrivit legislației aplicabile și regulilor REGES-ONLINE.

Ulterior stabilirii conexiunii, alți utilizatori invitați în spațiul de lucru din Platformă aferent Clientului pot avea acces la funcționalitățile de consultare, operare și, după caz, transmitere a datelor către REGES-ONLINE, exclusiv în limitele permisiunilor de acces configurate în Platformă de către Client și cu respectarea drepturilor și autorizărilor aplicabile. Clientul care administrează contul și/sau registrul angajatorului este pe deplin responsabil pentru desemnarea persoanelor autorizate, configurarea permisiunilor de acces, păstrarea confidențialității elementelor de autentificare și pentru orice operațiuni efectuate prin intermediul conturilor cărora le-a fost acordat acces în Platformă.

După expirarea abonamentului sau a licenței, contul Clientului poate rămâne inactiv pentru perioada stabilită de Furnizor prin politicile comerciale și operaționale aplicabile. În lipsa reînnoirii abonamentului/licenței, Furnizorul are dreptul de a șterge contul, datele asociate acestuia și orice informații stocate în Platformă după împlinirea unui termen de 2 ani de la data expirării abonamentului. În cazul în care Clientul a beneficiat exclusiv de o perioadă de probă și nu a contractat ulterior un abonament plătit, Furnizorul are dreptul de a șterge contul și datele asociate după împlinirea unui termen de 3 luni de la expirarea perioadei de probă.

La expirarea termenelor prevăzute mai sus și după efectuarea operațiunilor de ștergere, datele astfel eliminate nu vor mai putea fi restaurate de către Furnizor.

6. Durata și prețul contractului

Prezentul Contract intră în vigoare la data acceptării sale de către Client, prin bifarea căsuței corespunzătoare acordului privind termenii și condițiile, și produce efecte pe durata abonamentului sau a licenței contractate, în condițiile prevăzute în prezentul Contract, în ofertă, în comandă, în factură sau în cadrul Platformei, după caz.

Accesul la serviciile incluse în abonamentul sau licența contractată se acordă după confirmarea plății și, după caz, după activarea contului sau finalizarea operațiunilor tehnice necesare punerii la dispoziție a serviciului, pentru perioada de valabilitate aferentă serviciului achiziționat.

Prețul, durata, funcționalitățile incluse, condițiile de utilizare și modalitățile de plată sunt cele comunicate de Furnizor în Platformă ori în documentele comerciale aplicabile. Prețul serviciilor poate fi stabilit conform ofertelor standard disponibile în Platformă sau în baza unei oferte personalizate, formulate în funcție de necesitățile Clientului. Prin achitarea serviciilor, Clientul confirmă acceptarea prețului și a condițiilor comerciale comunicate de Furnizor.

Toate prețurile sunt exprimate în moneda indicată de Furnizor și se aplică împreună cu taxele și impozitele datorate potrivit legii. În lipsa unei mențiuni exprese contrare, TVA și orice alte taxe aplicabile sunt incluse în prețurile afișate sau comunicate, conform dispozițiilor legale în vigoare. Plățile efectuate astfel se vor raporta la echivalentul cursului monedei în RON în vigoare la momentul realizării acestora.

Furnizorul va emite factura aferentă serviciilor furnizate, iar Clientul are obligația de a furniza datele necesare facturării, în conformitate cu legislația aplicabilă. Prin transmiterea comenzii și/sau prin utilizarea serviciilor contractate, Clientul își exprimă acordul să primească facturile și celelalte documente comerciale în format electronic, la adresa de e-mail asociată contului său sau comunicată Furnizorului în acest scop.

Abonamentul sau licența se acordă pe durata determinată pentru care a fost achitată. La expirarea perioadei de valabilitate, aceasta încetează de drept, fără reînnoire automată, fără reînnoire tacită și fără prelungire de drept. Continuarea accesului la funcționalitățile Platformei este condiționată de solicitarea unei reînnoiri de către Client și de achitarea serviciilor aferente, în condițiile comerciale aplicabile la data reînnoirii.

La expirarea abonamentului sau a licenței, Furnizorul poate suspenda sau limita accesul la Platformă și poate dezactiva funcționalitățile care presupun operare activă, transmitere de date ori interoperabilitate cu sisteme externe, inclusiv cu REGES-ONLINE, până la reînnoirea valabilă a serviciului.

Furnizorul are dreptul de a modifica, pentru viitor, structura, cuantumul și condițiile comerciale ale serviciilor sale, inclusiv funcționalitățile incluse în fiecare pachet. Orice astfel de modificări se aplică exclusiv serviciilor contractate sau reînnoite ulterior intrării lor în vigoare și nu afectează perioada deja achitată de Client.

Sumele achitate pentru abonamentele, licențele sau serviciile contractate nu se rambursează, cu excepția cazurilor prevăzute în mod expres de lege sau convenite în scris de părți. În cazul în care Furnizorul oferă o perioadă de probă, aceasta va avea durata, funcționalitățile și limitările comunicate în Platformă sau în documentele comerciale aplicabile, iar la expirarea acesteia accesul poate înceta automat dacă Clientul nu contractează un serviciu plătit.

7. Garanții. Limitarea responsabilității

Furnizorul garantează că, la data punerii la dispoziție a Platformei, aceasta este furnizată în mod licit, în limitele drepturilor deținute de Furnizor, și că nu conține, în mod intenționat, componente software dăunătoare de natură să afecteze în mod direct funcționarea normală și sigură a sistemului. Furnizorul depune diligențe rezonabile pentru menținerea funcționării Platformei în condiții adecvate de securitate, stabilitate și utilizare.

Furnizorul depune toate eforturile rezonabile pentru a asigura accesul continuu la serviciile oferite, însă nu poate garanta disponibilitatea absolută și neîntreruptă a Platformei. Nivelul țintă de disponibilitate al serviciului este de 99,8%, calculat anual, prin raportare la anul calendaristic sau, dacă abonamentul are o durată mai mică de un an, la durata efectivă a abonamentului. La calculul disponibilității nu vor fi incluse perioadele de mentenanță planificată comunicate în prealabil Clientului prin e-mail, notificare în Platformă sau prin alte mijloace rezonabile de informare, precum nici indisponibilitățile cauzate de accesul la internet, echipamentele ori sistemele Clientului, REGES-ONLINE, infrastructura autorităților competente, servicii terțe, forță majoră, incidente de securitate, utilizarea necorespunzătoare a Platformei ori intervenții necesare pentru securitate, stabilitate sau conformare legală.

Având în vedere dependența serviciilor de accesul la internet, de infrastructura tehnică utilizată și de eventualele limitări tehnice ori operaționale independente de voința Furnizorului, obligația acestuia cu privire la disponibilitatea Platformei este una de diligență, iar nu una de rezultat. În cazul în care Clientul nu a putut accesa serviciul din motive imputabile exclusiv Furnizorului pentru o perioadă care depășește nivelul de indisponibilitate corespunzător procentului de disponibilitate prevăzut mai sus, Clientul poate solicita, ca remediu exclusiv, extinderea proporțională a perioadei abonamentului pentru durata în care serviciul nu a fost disponibil din culpa Furnizorului.

Cu excepția garanțiilor prevăzute expres în prezentul Contract sau impuse de lege, Platforma este furnizată „ca atare" și „în măsura disponibilității", iar orice alte garanții, exprese sau implicite, sunt excluse în măsura permisă de lege.

Furnizorul acordă Clientului asistență tehnică, mentenanță și suport pentru funcționalitățile proprii ale Platformei qPlus, inclusiv pentru aspectele tehnice privind utilizarea interfeței, configurarea funcționalităților disponibile, utilizarea serviciului și, după caz, integrarea tehnică disponibilă în Platformă, în condițiile și termenele corespunzătoare abonamentului contractat. Suportul tehnic poate fi acordat prin e-mail la adresa info@qplus.ro, prin chat-ul disponibil în Platformă, prin telefon la numărul 0749753569, precum și, atunci când natura incidentului o justifică și Clientul își exprimă acordul, prin intervenție remote asupra mediului de lucru al Clientului. Intervenția remote se realizează exclusiv în scop de suport tehnic, pe durata necesară investigării sau remedierii situației, în limita informațiilor și accesului puse la dispoziție de Client.

Suportul tehnic nu include consultanță juridică, fiscală, contabilă, de dreptul muncii, de salarizare sau interpretarea obligațiilor legale ale Clientului ori ale Angajatorilor din Portofoliu. Acordarea suportului tehnic, inclusiv prin intervenție remote, nu transformă Furnizorul în prestator REGES-ONLINE, consultant HR, operator al datelor Clientului în scopuri proprii ori reprezentant al Clientului în raport cu autoritățile sau cu Angajatorii din Portofoliu.

Pentru aspecte care țin de contul oficial din REGES-ONLINE, de aprobarea accesului, de autentificarea în sistemul autorității, de disponibilitatea platformei oficiale, de validările interne ale acesteia ori de interpretarea cerințelor instituționale, Clientul poate fi direcționat către canalele oficiale ale autorităților competente.

Furnizorul asigură funcționalitatea de transmitere a datelor din qPlus către REGES-ONLINE prin mecanismele tehnice de integrare disponibile în Platformă. Validarea finală a operațiunii, confirmarea acesteia în registrul oficial și orice mesaj de acceptare, respingere sau eroare aferent operațiunii depind de procesarea realizată de REGES-ONLINE și de infrastructura tehnică aferentă platformei oficiale.

Furnizorul nu răspunde pentru imposibilitatea transmiterii, întârzieri, întreruperi, indisponibilități, modificări tehnice, limitări funcționale, erori de validare sau respingerea operațiunilor generate de REGES-ONLINE, de infrastructura autorităților competente, de serviciile terților utilizate pentru autentificare sau de orice alte sisteme externe aflate în afara controlului rezonabil al Furnizorului.

Clientul este singurul responsabil pentru exactitatea, completitudinea, legalitatea și actualitatea datelor introduse, prelucrate sau transmise prin intermediul Platformei. Furnizorul nu răspunde pentru consecințele introducerii eronate, incomplete sau neactualizate a datelor de către Client și nici pentru efectele juridice, administrative sau operaționale care decurg din utilizarea unor astfel de date.

Clientul are obligația de a verifica, fără întârziere nejustificată, mesajele de răspuns și rezultatul operațiunilor transmise prin intermediul Platformei qPlus, inclusiv mesajele de validare, invalidare, respingere sau eroare afișate ca urmare a răspunsului primit din REGES-ONLINE. În cazul în care o operațiune este respinsă sau returnată cu erori, Clientul are obligația de a analiza informațiile comunicate, de a corecta datele introduse și de a efectua retransmiterea, după caz.

Clientul are obligația de a sesiza Furnizorul, fără întârziere nejustificată și, de regulă, în cel mult 24 de ore de la constatarea acestora, cu privire la orice eroare, neconcordanță, incident sau deficiență observată în funcționarea Platformei, pentru a permite analizarea și, după caz, remedierea situației într-un termen rezonabil, în funcție de natura și complexitatea acesteia.

Clientul are obligația de a coopera cu Furnizorul în vederea identificării și remedierii problemei și de a furniza, la solicitarea acestuia, toate informațiile rezonabil necesare pentru analiză, inclusiv descrierea situației întâmpinate, pașii urmați, mesajele afișate, precum și, după caz, capturi de ecran din Platforma qPlus și/sau din REGES-ONLINE. În măsura în care aceste materiale conțin date cu caracter personal sau alte informații confidențiale, Clientul le poate anonimiza sau masca, cu condiția ca informațiile transmise să rămână suficiente pentru investigarea incidentului. În cazul în care Clientul nu furnizează informațiile solicitate ori le furnizează într-o formă insuficientă pentru investigarea problemei, Furnizorul nu poate fi ținut răspunzător pentru imposibilitatea remedierii ori pentru întârzierea remedierii incidentului.

Clientul înțelege și acceptă că, în cadrul Platformei, în secțiunea de activitate și/sau în alte sisteme interne de jurnalizare, pot fi înregistrate și păstrate operațiunile efectuate de acesta și de ceilalți utilizatori autorizați în cadrul contului ori al spațiului de lucru, în scopul asigurării trasabilității, securității, auditului intern, suportului tehnic și al investigării incidentelor.

Furnizorul depune diligențe rezonabile pentru ca operațiunile relevante efectuate în Platformă să fie reflectate în jurnalul de activitate sau în evidențele tehnice aferente. Cu toate acestea, Clientul înțelege și acceptă că, în funcție de natura funcționalității, de configurația tehnică, de limitele sistemului ori de existența unor incidente tehnice, anumite informații, acțiuni sau detalii pot să nu fie afișate integral în secțiunea de activitate.

Furnizorul nu poate fi ținut răspunzător pentru lipsa unor înregistrări, detalii sau elemente de jurnalizare care nu au fost prevăzute în mod expres ca funcționalitate a serviciului contractat, nu au fost solicitate și asumate în mod distinct ori nu au putut fi generate din motive tehnice independente de voința sa.

Modelele de documente puse la dispoziție Clientului prin intermediul Platformei nu sunt emise de instituții publice sau private, interne sau internaționale și nu reflectă opinia unei astfel de instituții. Aceste modele au un caracter orientativ, urmând ca Clientul să le adapteze la situația concretă în care se află. Utilizarea acestora se face pe răspunderea exclusivă a Clientului.

Orice document, formular, adeverință, decizie, raport, situație centralizată sau alt material generat ori exportat din Platformă trebuie verificat de Client înainte de utilizare, transmitere, semnare sau comunicare către terți, în vederea confirmării exactității, completitudinii și conformității sale cu datele introduse în sistem și cu cerințele legale aplicabile. În cazul identificării unor erori, neconcordanțe sau disfuncționalități, Clientul are obligația de a sesiza Furnizorul în cel mai scurt timp, prin canalele de suport puse la dispoziție, inclusiv prin chat-ul din Platformă, funcționalitatea de raportare a erorilor disponibilă în Platformă sau prin e-mail la adresainfo@qplus.ro.

8. Actualizare. Mentenanță

Furnizorul efectuează actualizările, corecțiile, adaptările și lucrările de mentenanță necesare pentru asigurarea funcționării Platformei, ori de câte ori acest lucru se impune din punct de vedere tehnic, operațional, de securitate sau ca urmare a modificărilor legislative aplicabile.

Furnizorul are dreptul de a modifica, adapta, completa sau înlocui, în cadrul programului de mentenanță, funcționalități, fluxuri operaționale, interfețe, setări, mecanisme tehnice ori componente ale Platformei, inclusiv în măsura în care aceste modificări sunt necesare pentru menținerea compatibilității cu sisteme, platforme sau servicii externe, inclusiv cu REGES-ONLINE.

Furnizorul depune toate diligențele rezonabile pentru actualizarea funcționalităților și a modelelor de documente puse la dispoziția Clientului, în conformitate cu modificările legislative relevante. Cu toate acestea, având în vedere frecvența, volumul și complexitatea modificărilor legislative sau administrative, Furnizorul nu garantează un termen determinat de conformare pentru toate documentele, modelele, rapoartele sau funcționalitățile Platformei.

Clientul înțelege și acceptă că toate documentele tipizate puse la dispoziție prin intermediul Platformei sunt furnizate, de regulă, în format editabil .docx, astfel încât acesta să aibă posibilitatea de a le modifica, completa, adapta și actualiza în orice moment, în funcție de nevoile sale concrete, de particularitățile activității desfășurate și de reglementările ori cerințele legale aplicabile.

În măsura în care anumite actualizări, intervenții de mentenanță sau adaptări tehnice impun limitarea temporară a accesului la anumite funcționalități ale Platformei, Furnizorul va depune eforturi rezonabile pentru a reduce durata și impactul acestor operațiuni asupra Clientului.

9. Drepturile și obligațiile părților

Clientul este unicul responsabil pentru întregul conținut existent în contul său, precum și pentru toate datele, informațiile, documentele, fișierele și operațiunile introduse, generate, prelucrate, modificate, salvate ori transmise prin intermediul Platformei qPlus. Clientul răspunde pentru orice încălcare a legii sau a drepturilor unei terțe persoane rezultată din utilizarea Platformei.

Clientul se obligă să utilizeze Platforma și serviciile oferite de Furnizor în deplină legalitate, cu respectarea tuturor dispozițiilor legale aplicabile activității sale, inclusiv a normelor privind dreptul muncii, protecția datelor cu caracter personal, drepturile de proprietate intelectuală, evidența salariaților și raportarea datelor către platformele oficiale ale autorităților competente.

Clientul este singurul responsabil pentru legalitatea, exactitatea, completitudinea, actualitatea și corectitudinea datelor introduse în Platformă, precum și pentru crearea, personalizarea, administrarea, gestionarea, emiterea și utilizarea documentelor, rapoartelor și fișierelor generate, prelucrate sau salvate prin intermediul acesteia.

Clientul va prelucra datele cu caracter personal în conformitate cu legislația aplicabilă și va asigura existența tuturor temeiurilor, autorizărilor și informărilor necesare pentru introducerea, prelucrarea și transmiterea datelor prin intermediul Platformei. Furnizorul nu poate fi ținut răspunzător pentru prejudicii sau încălcări ale drepturilor terțelor persoane rezultate din modul în care Clientul colectează, introduce, utilizează sau transmite datele prin Platformă.

În măsura în care Platforma qPlus include funcționalități de interoperabilitate cu REGES-ONLINE, Clientul are obligația de a îndeplini toate condițiile legale, tehnice și administrative necesare utilizării acestora, inclusiv, după caz, crearea și activarea contului de angajator, înrolarea în REGES-ONLINE, deținerea și menținerea unui mijloc valid de identificare sau autentificare electronică, precum și obținerea, configurarea și păstrarea credențialelor, cheilor, token-urilor, certificatelor sau a altor elemente tehnice necesare integrării.

Inițierea și configurarea conexiunii dintre qPlus și REGES-ONLINE se pot realiza numai de către utilizatorul care deține, în mod legal și valabil, acces la contul său din platforma oficială și drepturile necesare asupra registrelor angajatorului pentru care se efectuează conectarea. Prin realizarea conectării, utilizatorul respectiv declară și garantează că este autorizat să stabilească legătura tehnică dintre qPlus și REGES-ONLINE pentru angajatorul în cauză.

Ulterior stabilirii conexiunii, utilizatorii invitați în spațiul de lucru aferent angajatorului pot avea acces la funcționalitățile de consultare, operare și, după caz, transmitere a datelor către REGES-ONLINE exclusiv în limitele permisiunilor de acces configurate în Platformă. Clientul care administrează contul și/sau angajatorul este pe deplin responsabil pentru desemnarea persoanelor autorizate, configurarea permisiunilor de acces și pentru toate operațiunile efectuate prin intermediul conturilor cărora le-a fost acordat acces.

Clientul are obligația de a preveni accesul persoanelor neautorizate la contul său, la datele de autentificare, la credențialele de integrare și la orice alte elemente tehnice care permit accesul la funcționalitățile Platformei sau la serviciile interoperabile cu aceasta. Orice operațiune efectuată prin intermediul contului Clientului, folosind credențiale valide, va fi prezumată ca fiind realizată de către acesta sau cu autorizarea sa, până la dovada contrară.

Clientul nu are dreptul să modifice, să intervină asupra, să decompileze, să dezasambleze, să reproducă, să adapteze sau să utilizeze Platforma în alte condiții decât cele permise prin prezentul Contract și prin lege. De asemenea, Clientului îi este interzis să utilizeze funcționalitățile de integrare cu REGES-ONLINE prin folosirea unor credențiale, token-uri, chei, certificate, conturi sau alte elemente de acces care nu îi aparțin ori pentru care nu deține un drept valabil de utilizare.

Este responsabilitatea Clientului să se conformeze cerințelor hardware, software, de conectivitate și de securitate necesare pentru utilizarea corespunzătoare a Platformei și, după caz, a serviciilor sau sistemelor externe cu care aceasta interoperează.

Furnizorul are dreptul de a modifica, actualiza, adapta, extinde sau limita funcționalitățile Platformei, în condițiile prevăzute de prezentul Contract, precum și de a comunica Clientului modificările tarifelor, funcționalităților sau disponibilității serviciilor prin e-mail, notificări în Platformă sau prin alte mijloace rezonabile de informare.

Furnizorul are obligația de a pune la dispoziția Clientului accesul la Platformă și funcționalitățile contractate, de a asigura mentenanța și suportul tehnic în limitele serviciului achiziționat și de a depune diligențe rezonabile pentru funcționarea corespunzătoare a Platformei, în condițiile prevăzute de prezentul Contract.

10. Limitarea răspunderii

Furnizorul răspunde pentru prejudiciile cauzate direct Clientului numai în măsura în care acestea rezultă din culpa sa dovedită și în limitele prevăzute de lege și de prezentul document.

Furnizorul nu răspunde pentru imposibilitatea transmiterii, întârzieri, întreruperi, indisponibilități, modificări tehnice, limitări funcționale, erori de validare sau respingerea operațiunilor generate de REGES-ONLINE, de infrastructura autorităților competente, de serviciile terților utilizate pentru autentificare ori de orice alte sisteme externe aflate în afara controlului rezonabil al Furnizorului.

Furnizorul nu răspunde pentru consecințele introducerii eronate, incomplete sau neactualizate a datelor de către Client, pentru lipsa autorizațiilor ori a temeiurilor juridice necesare, pentru configurările efectuate de Client, pentru utilizarea necorespunzătoare a Platformei sau pentru existența, valabilitatea, întinderea ori încetarea raporturilor contractuale dintre Client și Angajatorii din Portofoliu.

În măsura permisă de lege, Furnizorul nu răspunde pentru prejudicii indirecte, pierderi de profit, pierderi comerciale, pierderi de oportunitate, pierderi de date imputabile Clientului ori terților sau alte prejudicii consecutive rezultate din utilizarea sau imposibilitatea de utilizare a Platformei, cu excepția cazurilor în care răspunderea nu poate fi exclusă ori limitată potrivit legii.

Dacă Clientul nu a putut accesa Platforma din motive imputabile exclusiv Furnizorului pentru o perioadă care depășește nivelul de indisponibilitate aferent țintei de disponibilitate prevăzute în prezentul document, Clientul poate solicita, ca remediu exclusiv, prelungirea proporțională a perioadei abonamentului pentru durata în care serviciul nu a fost disponibil din culpa Furnizorului.

Suspendarea accesului

Furnizorul poate suspenda de îndată accesul la Platformă, total sau parțial, dacă există indicii rezonabile privind utilizare neautorizată, încălcarea securității, neplata sumelor datorate, folosirea Platformei în scop ilicit, încălcarea drepturilor de proprietate intelectuală, utilizarea unor credențiale, token-uri ori autorizări nevalabile sau încălcarea prezentului document.

Suspendarea accesului nu exonerează Clientul de obligațiile de plată scadente și nu afectează dreptul Furnizorului de a limita ori dezactiva funcționalitățile active, inclusiv mecanismele tehnice utilizate în legătură cu interoperabilitatea cu sisteme externe, până la remedierea cauzei care a determinat suspendarea.

Jurnalizare și trasabilitate

Clientul înțelege și acceptă că, în cadrul Platformei, în secțiunile de activitate, audit ori jurnalizare, pot fi înregistrate și păstrate operațiunile efectuate de acesta și de Utilizatorii Autorizați, în scopul asigurării trasabilității, securității, suportului tehnic, auditului intern și investigării incidentelor.

Furnizorul depune diligențe rezonabile pentru ca operațiunile relevante efectuate în Platformă să fie reflectate în evidențele tehnice disponibile. Cu toate acestea, în funcție de natura funcționalității, de configurația tehnică sau de existența unor incidente tehnice, anumite informații ori detalii pot să nu fie afișate integral în jurnalul de activitate.

11. Confidențialitate

În sensul prezentului Contract, termenul „Informații Confidențiale" desemnează orice informații sau date, indiferent de forma, suportul ori modalitatea de comunicare a acestora, referitoare la prezentul Contract ori în legătură cu Furnizorul, Platforma qPlus sau Clientul, care nu sunt disponibile public și care sunt dezvăluite, comunicate, transmise ori puse la dispoziția celeilalte părți pe durata negocierii, încheierii sau executării prezentului Contract.

Fiecare parte se obligă să păstreze confidențialitatea informațiilor nepublice la care are acces în legătură cu încheierea, executarea și încetarea raportului contractual, inclusiv informații comerciale, tehnice, operaționale, financiare, organizatorice și de securitate.

Sunt considerate Informații Confidențiale, fără ca enumerarea să fie limitativă:

informații referitoare la termenii și condițiile prezentului Contract, la relația contractuală dintre părți și la condițiile comerciale aplicabile;
informații referitoare la activități de marketing, publicitate, promovare sau alte activități similare;
informații privind rezultate comerciale, vânzări, rapoarte de studiu de piață, produse ori servicii dezvoltate și/sau comercializate;
informații privind politici, tactici, planuri sau strategii comerciale;
informații față de care oricare dintre părți are o obligație de confidențialitate asumată față de un terț;
informații tehnice, know-how, specificații funcționale, documentație internă, fluxuri operaționale, configurații, proceduri, sisteme de lucru sau alte informații similare privind Platforma qPlus ori activitatea părților;
informații referitoare la management, organizare internă, strategie corporativă ori dezvoltarea de noi oportunități de afaceri;
informații privind relațiile de afaceri, condițiile comerciale ori contractuale convenite cu clienți, furnizori sau alți parteneri;
orice alte informații de natură comercială, tehnică, operațională, financiară sau organizațională care, prin natura lor ori prin împrejurările în care au fost comunicate, trebuie considerate în mod rezonabil ca având caracter confidențial.

Părțile convin să nu utilizeze Informațiile Confidențiale de care iau cunoștință pe parcursul derulării prezentului Contract în alte scopuri decât cele necesare îndeplinirii obligațiilor care le revin în temeiul acestuia și să nu divulge aceste informații niciunei terțe părți fără acordul prealabil, expres și scris al celeilalte părți, cu excepția cazurilor prevăzute de lege sau necesare executării Contractului.

Părțile convin să limiteze divulgarea de informații confidențiale în cadrul propriei organizații la acei angajați ai acestora pentru care o astfel de divulgare este strict necesară în scopul respectării obligațiilor asumate în baza prezentului Contract și să se asigure că aceștia au obligația de păstrare a confidențialității în ceea ce privește informațiile confidențiale și datele cu caracter personal și că acționează mereu respectând GDPR și obligațiile din prezentul Contract.

Obligația de confidențialitate a părților care decurge din acest document se va prelungi și după încetarea prezentului Contract, indiferent de motiv și va rămâne în vigoare pe o perioadă de 2 ani.

Obligația de confidențialitate nu se va aplica informațiilor confidențiale care:

erau deja cunoscute și disponibile public înainte de a fi primite de la cealaltă parte;
au fost divulgate de către un terț care nu a încălcat, la rândul său, nicio obligație de confidențialitate față de părți;
se aflau în domeniul public în momentul primirii sau au intrat ulterior în domeniul public prin alte mijloace decât prin încălcarea prevederilor acestei clauze; și
trebuie să fie dezvăluite în conformitate cu legislația aplicabilă sau cu un ordin al unei instanțe competente sau la cererea obligatorie a unei autorități. Cu toate acestea, această dezvăluire va fi făcută după ce partea respectivă transmite celeilalte părți o notificare prealabilă rezonabilă referitoare la o astfel de divulgare, astfel încât cealaltă parte să aibă posibilitatea să conteste sau să limiteze un astfel de ordin ori să renunțe la conformitatea cu prevederile prezentului Contract. În orice situație, în cazul în care partea nu poate notifica cealaltă parte prompt sau dacă nu poate obține un ordin de protecție sau alt remediu, sau dacă cealaltă parte nu respectă prevederile prezentului Contract, prima parte va divulga numai acea parte din Informațiile Confidențiale care i se solicită în mod legal și va depune eforturi rezonabile pentru a obține asigurări că Informațiile Confidențiale solicitate continuă să fie tratate ca fiind confidențiale, atât în legătură cu ordinul judecătoresc sau actul respectiv al autorității publice, cât și atâta timp cât se află în posesia noii părți destinatare.

Fiecare parte este obligată să ia toate măsurile de securitate rezonabile (cel puțin în măsura în care acestea sunt necesare pentru protejarea propriilor Informații Confidențiale) pentru a păstra confidențialitatea oricăror Informații Confidențiale.

12. Drepturi de proprietate intelectuală

Prezentul Contract nu acordă Clientului niciun drept asupra mărcilor de comerț sau de servicii ale Furnizorului, niciun drept de proprietate intelectuală asupra Platformei, componentelor acesteia sau materialelor asociate. Toate drepturile care nu sunt acordate expres în temeiul prezentului Contract rămân ale Furnizorului. Clientul se obligă să respecte în totalitate prevederile legate de drepturile de autor și protecția datelor cu caracter personal în ceea ce privește datele introduse în sistem. Clientului nu îi este permisă copierea, distribuirea, publicarea, transferul către terțe părți, modificarea și/sau altfel alterarea, utilizarea, legarea la, expunerea, includerea oricărui conținut în orice alt context decât cel original intenționat de qPlus, includerea oricărui conținut în afara site-ului, îndepărtarea însemnelor care semnifică dreptul de autor al Furnizorului asupra conținutului precum și participarea la transferul, vânzarea, distribuția unor materiale realizate prin reproducerea, modificarea sau afișarea conținutului, inclusiv sub altă formă, decât cu acordul scris expres al Furnizorului.

Clientul păstrează toate drepturile asupra Datelor Clientului. Furnizorul nu dobândește niciun drept de proprietate asupra Datelor Clientului, cu excepția dreptului limitat de a le găzdui, prelucra, transmite și utiliza în măsura necesară furnizării Serviciilor, îndeplinirii obligațiilor contractuale, asigurării securității Platformei și respectării obligațiilor legale.

Termenul „Drepturi de Proprietate Intelectuală" din prezentul Contract, înseamnă: mărci, mărci de serviciu, drepturi în denumiri comerciale, denumiri oficiale, logo-uri sau forme de prezentare, brevete, modele de utilitate, drepturi asupra invențiilor, drepturi asupra programelor software, drepturi asupra desenelor înregistrate sau neînregistrate, drepturi de autor, drepturi asupra bazelor de date, drepturi asupra numelor de domenii sau URL-urilor, precum și orice alte drepturi similare în orice parte a lumii (inclusiv know-how și secrete comerciale) și orice alte drepturi de proprietate intelectuală, inclusiv toate aplicațiile (și drepturile de a solicita și de a fi acordat), reînnoiri sau prelungiri, și drepturi de a pretinde prioritate de la, asemenea drepturi și toate drepturile similare sau echivalente sau forme de protecție care subzistă sau vor subzista, acum sau în viitor, în orice parte a lumii.

Clientul recunoaște că toate Drepturile de Proprietate Intelectuală cu privire la Platformă, componentele acesteia, documentația tehnică, actualizările, adaptările, mentenanța și dezvoltările aferente aparțin și vor aparține Furnizorului. Clientul nu dobândește niciun drept asupra Platformei, cu excepția dreptului limitat de acces și utilizare acordat în conformitate cu prezentul Contract.

Clientul are obligația de a notifica Furnizorul, cât mai curând posibil, de la data la care află de existența oricărei utilizări neautorizate a Platformei de către orice parte terță și va lua măsurile rezonabile necesare pentru a asista Furnizorul în apărarea drepturilor sale.

13. Prelucrarea datelor cu caracter personal

Prelucrarea datelor cu caracter personal se realizează cu respectarea Regulamentului (UE) 2016/679 („GDPR"), a legislației naționale aplicabile și a Politicii de confidențialitate a Furnizorului. Prezenta secțiune stabilește regulile generale aplicabile în cadrul raportului contractual. Detaliile privind prelucrarea Datelor Clientului în Platformă sunt guvernate de Acordul privind Prelucrarea Datelor cu Caracter Personal („DPA"), care face parte integrantă din documentația contractuală qPlus aplicabilă Serviciilor. DPA-ul este ținut separat și este pus la dispoziția Clientului ca document distinct, prin e-mail, ca anexă contractuală sau la cerere la adresa info@qplus.ro. DPA-ul prevalează asupra prezentului document în cazul unor neconcordanțe privind prelucrarea Datelor Clientului.

Furnizorul poate acționa în calitate de operator independent pentru datele prelucrate în scopuri proprii, precum administrarea relației contractuale, crearea și gestionarea conturilor, facturarea, comunicările comerciale permise de lege, suportul tehnic, securitatea Platformei, prevenirea fraudelor, apărarea drepturilor și respectarea obligațiilor legale. În aceste situații, temeiurile de prelucrare pot include, după caz, executarea contractului, îndeplinirea unei obligații legale, interesul legitim al Furnizorului sau consimțământul persoanei vizate.

În ceea ce privește Datele Clientului introduse, încărcate, generate, stocate, prelucrate sau transmise prin intermediul Platformei, Furnizorul acționează, de regulă, ca persoană împuternicită a Clientului sau, după caz, ca sub-împuternicit, atunci când Clientul utilizează Platforma în calitate de prestator, mandatar ori împuternicit pentru Angajatorii din Portofoliu. În această calitate, Furnizorul prelucrează Datele Clientului exclusiv pentru furnizarea Serviciilor, în limitele prezentului Contract, ale DPA-ului aplicabil și ale instrucțiunilor documentate ale Clientului.

Prin acceptarea prezentului document, prin acceptarea Comenzii, prin semnarea unui contract ori prin utilizarea Platformei pentru prelucrarea Datelor Clientului, Clientul confirmă aplicarea DPA-ului în raport cu prelucrările realizate de Furnizor în numele Clientului, în măsura în care Furnizorul acționează ca persoană împuternicită sau sub-împuternicită. Persoana fizică ce acceptă prezentul document, Comanda sau DPA-ul declară că are dreptul de a reprezenta și angaja Clientul în raport cu Furnizorul.

Simpla utilizare a Platformei nu creează, prin ea însăși, o relație de operatori asociați între Furnizor și Client sau între Furnizor și Angajatorii din Portofoliu. În cazul în care, pentru o prelucrare punctuală, părțile stabilesc împreună scopurile și mijloacele prelucrării, părțile vor încheia un acord distinct privind operatorii asociați, care va stabili în mod transparent responsabilitățile fiecărei părți, punctul de contact și esența aranjamentului comunicată persoanelor vizate, în condițiile GDPR.

Clientul rămâne responsabil pentru stabilirea scopurilor și mijloacelor prelucrării Datelor Clientului sau, după caz, pentru existența instrucțiunilor, contractelor și autorizărilor necesare primite de la Angajatorii din Portofoliu. Clientul are obligația de a asigura existența temeiurilor legale de prelucrare, informarea persoanelor vizate, respectarea drepturilor acestora, exactitatea și legalitatea datelor introduse în Platformă, precum și respectarea obligațiilor care îi revin potrivit legislației privind protecția datelor cu caracter personal.

În cazul în care o persoană vizată, inclusiv un salariat al unui Angajator din Portofoliu, transmite direct Furnizorului o cerere privind Datele Clientului, Furnizorul poate redirecționa cererea către Client sau poate solicita informații suplimentare pentru identificarea operatorului relevant. Furnizorul va acorda Clientului asistență rezonabilă, prin măsuri tehnice și organizatorice adecvate, pentru îndeplinirea obligațiilor privind exercitarea drepturilor persoanelor vizate, în condițiile prevăzute de DPA și de legislația aplicabilă.

Furnizorul și Clientul vor aplica măsuri tehnice și organizatorice rezonabile pentru protejarea datelor cu caracter personal împotriva accesului neautorizat, pierderii, distrugerii, divulgării sau modificării neautorizate. Măsurile concrete aplicabile prelucrărilor realizate de Furnizor în calitate de persoană împuternicită sau sub-împuternicită vor fi descrise în DPA, împreună cu regulile privind confidențialitatea, subcontractorii, incidentele de securitate, returnarea, exportul, ștergerea datelor și auditul.

Transferurile de date cu caracter personal către țări din afara Spațiului Economic European se vor realiza numai în măsura în care există un mecanism valid potrivit GDPR, precum o decizie de adecvare, clauze contractuale standard, reguli corporatiste obligatorii sau o altă garanție ori derogare permisă de legislația aplicabilă.

Persoanele vizate beneficiază, în condițiile prevăzute de GDPR, de dreptul la informare, acces, rectificare, ștergere, restricționarea prelucrării, opoziție, portabilitatea datelor, precum și de dreptul de a nu face obiectul unei decizii bazate exclusiv pe prelucrare automată, atunci când aceste drepturi sunt aplicabile. Persoanele vizate au, de asemenea, dreptul de a se adresa instanțelor competente și de a formula plângere la Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal.

14. Încetarea Contractului

Prezentul Contract poate înceta în oricare dintre următoarele situații:

prin acordul părților;
la expirarea duratei pentru care a fost contractat abonamentul sau licența, în cazul în care Clientul nu solicită reînnoirea și nu achită serviciile corespunzătoare pentru o nouă perioadă contractuală;
prin reziliere, în condițiile prevăzute la pct. 2 de mai jos;
prin denunțare unilaterală de către oricare dintre părți, cu notificarea prealabilă, în scris, a celeilalte părți, cu cel puțin 30 de zile calendaristice înainte de data încetării. Denunțarea unilaterală de către Client înainte de expirarea perioadei de abonament nu dă dreptul Clientului la rambursarea sumelor achitate pentru perioada rămasă neutilizată, cu excepția cazurilor prevăzute expres de lege sau convenite în scris de părți;
în caz de dizolvare, lichidare, faliment, retragere a autorizației de funcționare sau în orice altă situație care determină încetarea legală a activității uneia dintre părți;
în caz de forță majoră, în condițiile prevăzute la pct. 3 de mai jos.

În cazul în care una dintre părți nu își execută oricare dintre obligațiile asumate prin prezentul Contract sau le execută în mod necorespunzător, partea prejudiciată va notifica în scris partea în culpă, indicând obligația neexecutată ori executată defectuos și acordându-i un termen de 15 zile calendaristice de la data transmiterii notificării pentru remedierea situației. În cazul în care neexecutarea sau executarea necorespunzătoare nu este remediată în termenul acordat, partea prejudiciată are dreptul de a rezilia Contractul prin simpla transmitere a unei notificări scrise de reziliere către cealaltă parte, fără intervenția instanței și fără îndeplinirea altor formalități.

Niciuna dintre părți nu răspunde pentru neexecutarea totală sau parțială, ori pentru executarea cu întârziere a obligațiilor contractuale, dacă o asemenea situație este cauzată de un eveniment de forță majoră, astfel cum este definit de lege. În cazul în care evenimentul de forță majoră nu încetează în termen de 15 zile calendaristice de la data producerii sale, oricare dintre părți are dreptul de a notifica celeilalte părți încetarea de plin drept a prezentului Contract, fără ca vreuna dintre părți să poată pretinde celeilalte daune-interese.

La data încetării Contractului, indiferent de cauza acesteia, încetează de drept toate drepturile acordate Clientului în temeiul prezentului Contract, inclusiv dreptul de acces și de utilizare a Platformei qPlus și, după caz, dreptul de utilizare a funcționalităților de interoperabilitate cu REGES-ONLINE. Clientul are obligația de a înceta orice activitate autorizată în baza prezentului Contract de la data producerii încetării.

În cazul încetării Contractului, Furnizorul are dreptul de a suspenda sau dezactiva, de la data încetării, accesul Clientului la Platformă, conturile asociate, funcționalitățile active, precum și orice conexiuni, token-uri, chei sau alte mecanisme tehnice utilizate în legătură cu funcționalitățile de integrare ori interoperabilitate disponibile prin Platformă.

Exportul, retenția și ștergerea datelor.

Pe durata abonamentului activ, Clientul poate accesa și exporta Datele Clientului în formatele disponibile în Platformă, în limitele funcționalităților contractate și ale drepturilor de acces configurate.

La încetarea, expirarea, suspendarea sau dezactivarea accesului, Furnizorul poate limita accesul la funcționalitățile active ale Platformei, inclusiv la funcționalitățile de operare, transmitere, integrare sau interoperabilitate cu sisteme externe. Suspendarea sau dezactivarea accesului nu implică în mod automat ștergerea imediată a contului și a datelor asociate.

Înainte de ștergerea definitivă a contului și a datelor asociate, Clientul va avea posibilitatea, în condițiile tehnice disponibile și în termenul comunicat de Furnizor, să exporte Datele Clientului, cu excepția situațiilor în care accesul este restricționat ca urmare a unor obligații legale, incidente de securitate, suspiciuni de utilizare neautorizată, litigii, investigații, neplată sau alte motive justificate.

În măsura în care Furnizorul prelucrează Datele Clientului ca persoană împuternicită sau sub-împuternicită, Clientul poate transmite instrucțiuni documentate privind returnarea, exportul sau ștergerea Datelor Clientului înainte de expirarea termenelor operaționale de retenție prevăzute mai jos. Furnizorul va executa astfel de instrucțiuni în condițiile DPA-ului aplicabil, cu excepția cazurilor în care păstrarea anumitor date este necesară pentru respectarea obligațiilor legale, fiscale, contabile, de securitate, audit, investigare a incidentelor, soluționarea litigiilor sau apărarea drepturilor Furnizorului.

În lipsa unei reactivări a serviciului, Furnizorul are dreptul de a șterge contul și datele asociate după împlinirea unui termen de 2 ani de la data expirării ultimului abonament valabil. În cazul în care Clientul a beneficiat exclusiv de o perioadă de probă și nu a contractat ulterior un abonament plătit, Furnizorul are dreptul de a șterge contul și datele asociate după împlinirea unui termen de 3 luni de la expirarea perioadei de probă.

Furnizorul poate păstra anumite date în măsura necesară pentru respectarea obligațiilor legale, fiscale, contabile, de audit, securitate, apărare a drepturilor în justiție, investigare a incidentelor sau pentru alte scopuri permise de lege. Datele existente în copiile de siguranță pot continua să existe temporar până la expirarea ciclurilor obișnuite de backup, fără a fi utilizate în mod curent, cu excepția cazurilor în care restaurarea este necesară pentru securitate, continuitate, obligații legale sau apărarea drepturilor Furnizorului.

După efectuarea operațiunilor de ștergere, datele astfel eliminate nu vor mai putea fi restaurate.

Încetarea prezentului Contract, indiferent de motiv, nu aduce atingere clauzelor care, prin natura lor sau prin voința părților, sunt menite să producă efecte și după data încetării, inclusiv, fără a se limita la, cele privind plata sumelor restante, proprietatea intelectuală, confidențialitatea, protecția datelor, limitarea răspunderii și soluționarea litigiilor.

15. Contractant independent

La îndeplinirea obligațiilor ce îi revin în baza prezentului Contract, Furnizorul acționează în orice moment în calitate de contractant independent. Nicio prevedere din prezentul Contract nu va fi interpretată ca transformând Furnizorul sau pe oricare dintre angajații, colaboratorii ori agenții săi în angajat, asociat, agent, mandatar ori reprezentant al Clientului sau al Angajatorilor din Portofoliu.

Furnizorul nu dobândește, prin prezentul Contract, calitatea de prestator al serviciilor de completare și transmitere a datelor în REGES-ONLINE în relația cu Angajatorii din Portofoliu ai Clientului. Această calitate, dacă există, aparține exclusiv Clientului în raporturile sale proprii cu respectivii angajatori, în baza contractelor, mandatelor, delegărilor sau autorizărilor pe care Clientul are obligația să le obțină și să le mențină valabile.

16. Nulitate parțială

În cazul în care orice prevedere din prezentul Contract va fi considerată ilegală, nulă sau inopozabilă, în tot sau în parte, atunci o astfel de prevedere sau o parte din aceasta, în măsura în care contravine dispozițiilor legale în materie, nulă sau inopozabilă, va fi considerată că nu face parte din prezentul Contract.

17. Cesiunea Contractului

Clientul nu poate licenția, cesiona sau transfera, în tot sau în parte, drepturile și obligațiile dobândite în baza Contractului în legătură cu Platforma, fără acordul prealabil, expres și scris al Furnizorului.

Pentru ca cesiunea prezentului contract să opereze, este necesar ca cedentul să obțină acordul expres al Furnizorului. De asemenea, cesionarul este obligat să îndeplinească condițiile prevăzute de prezentul contract și să preia drepturile și obligațiile pe care prezentul contract le-a generat în sarcina cedentului. Cesiunea contractului și acceptarea acesteia de către contractantul cedat trebuie încheiate în forma cerută de lege pentru validitatea contractului cedat.

18. Legea aplicabilă și competența jurisdicțională exclusivă

Prezentul Contract și orice obligații rezultând din acesta vor fi interpretate și guvernate în conformitate cu legislația din România.

Fiecare dintre părți acceptă în mod irevocabil că instanțele din Mun. Iași, Jud. Iași vor avea competența exclusivă de a soluționa orice litigiu care ar putea apărea din sau în legătură cu prezentul Contract și că, prin urmare, orice procedură care rezultă din sau în legătură cu prezentul Contract va fi dedusă spre soluționare în fața acestor instanțe.

19. Notificări

Orice notificare relevantă privind executarea prezentului document poate fi transmisă prin e-mail, prin notificare în Platformă sau prin alte mijloace rezonabile de comunicare care permit dovedirea transmiterii ori accesului la informație.

Clientul este responsabil să mențină actualizate datele sale de contact și să verifice mesajele transmise prin canalele de comunicare asociate contului său.

20. Dispoziții finale

Prezentul document, împreună cu oferta acceptată, comanda, factura, Politica de confidențialitate, Politica privind modulele cookie, DPA-ul aplicabil și orice alte documente comerciale ori tehnice la care se face trimitere expresă, reprezintă întregul acord dintre părți cu privire la obiectul său. DPA-ul este disponibil ca document separat și poate fi pus la dispoziția Clientului prin e-mail, ca anexă contractuală sau la cerere la adresainfo@qplus.ro, fără ca aplicabilitatea sa să depindă exclusiv de transmiterea unei cereri exprese de către Client.

În cazul oricărei neconcordanțe între prezentul document și o ofertă personalizată ori un acord distinct semnat de părți, documentul special negociat va prevala în limitele respectivei neconcordanțe. În materia prelucrării datelor cu caracter personal, DPA-ul prevalează asupra prezentului document, în limita neconcordanței.

Ultima actualizare: 18 iunie 2026

Inapoi la pagina principala

Licente open-source