Document legal
Politică de confidențialitate qPlus
- Ultima actualizare: 18 iunie 2026
- Operator / Furnizor: EMBER SOFTWARE S.R.L.
- Sediu: Iași, str. Sf. Lazăr nr. 27
- Registrul Comerțului: J2018002037221
- CUI: RO 39697931
- E-mail: info@qplus.ro
- Telefon: 0749753569
- Website: www.qplus.ro
Prezenta Politică de confidențialitate explică modul în care EMBER SOFTWARE S.R.L. („qPlus", „noi", „Furnizorul" sau „Societatea") prelucrează date cu caracter personal în legătură cu website-ul www.qplus.ro, Platforma qPlus, conturile de utilizator, relația contractuală cu clienții, suportul tehnic, comunicările comerciale și furnizarea serviciilor software.
Politica se aplică vizitatorilor website-ului, clienților, potențialilor clienți, reprezentanților clienților, utilizatorilor autorizați ai Platformei, persoanelor care ne contactează și altor persoane ale căror date sunt prelucrate direct de noi în calitate de operator. Pentru datele introduse, încărcate, generate, stocate sau transmise de clienți prin Platforma qPlus, inclusiv datele salariaților, candidaților, reprezentanților angajatorilor sau ale angajatorilor din portofoliul clienților, prelucrarea se realizează, de regulă, în calitate de persoană împuternicită sau sub-împuternicită, conform contractului și Acordului privind Prelucrarea Datelor cu Caracter Personal („DPA"). DPA-ul face parte din documentația contractuală qPlus aplicabilă prelucrărilor realizate în numele Clientului și este pus la dispoziție ca document separat, prin e-mail, ca anexă contractuală sau la cerere la adresa info@qplus.ro.
qPlus este un furnizor de software și servicii tehnice asociate. qPlus nu are calitatea de prestator al serviciilor de completare și transmitere a datelor în REGES-ONLINE în raport cu angajatorii administrați prin Platformă; această calitate, dacă există, aparține Clientului în relația sa cu angajatorii din portofoliu.
Această Politică trebuie citită împreună cu Termenii și Condițiile qPlus, cu DPA-ul aplicabil și, după caz, cu Politica privind modulele cookie.
1. Definiții
În sensul prezentei Politici:
„Date cu caracter personal" înseamnă orice informații privind o persoană fizică identificată sau identificabilă.
„Prelucrare" înseamnă orice operațiune efectuată asupra datelor cu caracter personal, inclusiv colectarea, înregistrarea, organizarea, stocarea, modificarea, consultarea, utilizarea, transmiterea, restricționarea, ștergerea sau distrugerea.
„Operator" înseamnă entitatea care stabilește scopurile și mijloacele prelucrării datelor cu caracter personal.
„Persoană împuternicită" înseamnă entitatea care prelucrează date cu caracter personal în numele operatorului.
„Sub-împuternicit" înseamnă entitatea care prelucrează date cu caracter personal în numele unei persoane împuternicite, conform instrucțiunilor operatorului sau persoanei împuternicite principale.
„Client" înseamnă persoana juridică, profesionistul sau entitatea care contractează ori utilizează Platforma qPlus în scop profesional.
„Utilizator Autorizat" înseamnă persoana fizică desemnată de Client pentru a utiliza Platforma.
„Date Client" înseamnă datele, documentele, informațiile și înregistrările introduse, încărcate, generate, stocate, prelucrate sau transmise de Client ori de Utilizatorii Autorizați prin intermediul Platformei.
2. Cine este responsabil pentru prelucrare
În funcție de context, EMBER SOFTWARE S.R.L. poate acționa în două roluri distincte.
2.1. qPlus în calitate de operator independent
qPlus acționează ca operator independent atunci când stabilește scopurile și mijloacele prelucrării, de exemplu pentru:
- administrarea website-ului www.qplus.ro;
- administrarea solicitărilor de demo, ofertă, contact sau suport;
- crearea și administrarea conturilor de Client și Utilizator Autorizat;
- încheierea și executarea contractelor cu clienții;
- facturare, contabilitate și administrarea plăților;
- comunicări operaționale, comerciale și de suport;
- securitatea Platformei, jurnalizare, prevenirea fraudelor și investigarea incidentelor;
- apărarea drepturilor și intereselor legitime ale qPlus.
2.2. qPlus în calitate de persoană împuternicită sau sub-împuternicită
qPlus acționează, de regulă, ca persoană împuternicită a Clientului pentru Datele Clientului prelucrate prin Platformă, în măsura în care Clientul stabilește scopurile și mijloacele prelucrării. Aceste date pot include date ale salariaților, candidaților, reprezentanților angajatorilor, contractelor individuale de muncă, documentelor de personal, pontajelor, evidențelor HR și altor persoane vizate administrate de Client prin Platformă.
Relația privind prelucrarea Datelor Clientului este guvernată de DPA-ul qPlus, disponibil ca document separat, anexă contractuală, document acceptat prin mijloace electronice sau la cerere la adresa info@qplus.ro. DPA-ul stabilește obiectul, durata, natura și scopul prelucrării, categoriile de date, categoriile de persoane vizate, instrucțiunile Clientului, măsurile tehnice și organizatorice, sub-împuterniciții, notificarea incidentelor, auditul, returnarea și ștergerea datelor. Aplicarea DPA-ului nu afectează calitatea qPlus de operator independent pentru prelucrările realizate în scopuri proprii, precum administrarea contului, facturarea, securitatea, suportul tehnic și comunicările comerciale permise de lege.
În cazul în care Clientul utilizează qPlus pentru angajatori din portofoliul său și acționează față de aceștia ca prestator, mandatar, persoană împuternicită sau în altă calitate juridică, qPlus poate acționa ca sub-împuternicit tehnic, în limitele contractului, ale DPA-ului și ale instrucțiunilor documentate transmise de Client.
qPlus nu stabilește scopurile și mijloacele prelucrării Datelor Clientului, nu decide ce date trebuie introduse în Platformă, nu verifică temeiurile juridice ale Clientului și nu răspunde pentru exactitatea, legalitatea sau completitudinea datelor introduse de Client ori de Utilizatorii Autorizați.
2.3. Situații de operatori asociați
Simpla utilizare a Platformei qPlus nu creează o relație de operatori asociați între qPlus și Client sau între qPlus și angajatorii din portofoliul Clientului. În situații punctuale în care qPlus și o altă parte stabilesc împreună scopurile și mijloacele unei prelucrări, părțile vor documenta separat această relație printr-un acord privind operatorii asociați, care va stabili responsabilitățile fiecărei părți și punctul de contact pentru persoanele vizate.
3. Ce date prelucrăm ca operator
În calitate de operator independent, putem prelucra următoarele categorii de date:
3.1. Date de identificare și contact
Exemple: nume, prenume, funcție, companie, adresă de e-mail, număr de telefon, adresă profesională, date comunicate prin formulare de contact, solicitări de demo sau corespondență.
3.2. Date contractuale și comerciale
Exemple: denumirea Clientului, CUI, număr de înregistrare, sediu, persoană de contact, ofertă, comandă, abonament, pachet contractat, istoricul comunicărilor, date de facturare, documente comerciale și date privind plata. În cazul plăților online, datele cardului sunt prelucrate de procesatorii de plăți utilizați, conform propriilor politici; qPlus nu stochează datele complete ale cardului bancar.
3.3. Date de cont și autentificare
Exemple: adresă de e-mail asociată contului, roluri și permisiuni, log-uri de autentificare, identificatori tehnici, parole în formă securizată, token-uri, setări ale contului și informații privind utilizarea funcționalităților Platformei.
3.4. Date tehnice și de utilizare
Exemple: adresă IP, tip dispozitiv, browser, sistem de operare, date privind sesiunea, data și ora accesării, pagini vizitate, acțiuni efectuate în Platformă, log-uri de securitate, erori tehnice și date de diagnostic.
3.5. Date de suport
Exemple: conținutul mesajelor transmise prin e-mail, chat sau formulare de suport, înregistrări ale solicitărilor, descrierea incidentelor, capturi de ecran, fișiere transmise pentru diagnostic, date colectate în cadrul intervențiilor remote realizate cu acordul Clientului sau al Utilizatorului Autorizat.
Atunci când transmiteți capturi de ecran, fișiere sau date în scop de suport, vă recomandăm să mascați ori să anonimizați datele care nu sunt necesare pentru diagnostic, în măsura în care acest lucru este posibil fără a afecta analiza tehnică.
3.6. Date pentru marketing și comunicări comerciale
Exemple: nume, prenume, adresă de e-mail, companie, preferințe de comunicare, istoricul interacțiunilor comerciale și răspunsuri la campanii, în măsura permisă de lege.
3.7. Date privind candidații sau colaboratorii
În cazul în care ne transmiteți un CV sau informații privind o posibilă colaborare, putem prelucra datele incluse în documentele transmise, precum nume, prenume, contact, experiență profesională, educație și alte informații furnizate voluntar.
3.8. Date agregate sau anonimizate
Putem utiliza date tehnice, statistice sau de utilizare în formă agregată ori anonimizată pentru analiză, securitate, raportare internă, dezvoltarea și îmbunătățirea Platformei. În măsura în care datele sunt anonimizate în mod ireversibil și nu mai permit identificarea unei persoane fizice, acestea nu mai reprezintă date cu caracter personal.
4. Date prelucrate prin Platformă în numele Clientului
Clientul poate introduce în Platformă Date Client care privesc activitatea proprie sau activitatea angajatorilor din portofoliul său. Aceste date pot include, fără a se limita la:
- date de identificare ale salariaților, candidaților sau altor persoane vizate;
- date de contact;
- date privind contractele individuale de muncă;
- date privind funcția, locul muncii, durata muncii, salariul și alte elemente contractuale;
- date privind documente HR, adeverințe, decizii, cereri, rapoarte și evidențe interne;
- date privind operațiuni de administrare, actualizare, export sau transmitere tehnică către REGES-ONLINE;
- date privind istoricul acțiunilor, jurnalizare, utilizatori, permisiuni și trasabilitate.
Pentru aceste date, Clientul este responsabil să stabilească scopurile, temeiurile și mijloacele prelucrării, să informeze persoanele vizate, să obțină autorizările necesare și să se asigure că datele sunt corecte, complete și prelucrate legal. qPlus prelucrează aceste date pentru furnizarea Platformei, în limitele instrucțiunilor Clientului și ale DPA-ului aplicabil.
5. Scopurile și temeiurile prelucrării
În calitate de operator, prelucrăm datele cu caracter personal pentru următoarele scopuri și temeiuri:
Pentru Datele Clientului prelucrate prin Platformă în calitate de persoană împuternicită sau sub-împuternicită, scopurile și temeiurile sunt stabilite de Client sau de operatorul relevant, iar qPlus prelucrează datele conform instrucțiunilor documentate.
6. Cum colectăm datele
Putem colecta date:
- direct de la dumneavoastră, atunci când completați formulare, solicitați demo, creați cont, ne contactați sau utilizați Platforma;
- de la Client, atunci când acesta vă creează acces ca Utilizator Autorizat sau introduce date în Platformă;
- de la angajatorii din portofoliul Clientului, prin intermediul Clientului, atunci când Clientul acționează în baza unor contracte, mandate sau autorizări proprii;
- automat, prin website, Platformă, log-uri, cookie-uri și tehnologii similare;
- de la furnizori tehnici, procesatori de plăți, instrumente de comunicare, servicii de securitate sau alte surse permise de lege.
7. Cui putem divulga datele
Putem divulga date cu caracter personal, în limitele necesare și legale, către:
- angajați, colaboratori și persoane autorizate ale qPlus, în limita atribuțiilor lor;
- furnizori de hosting, infrastructură, securitate, mentenanță, suport, e-mail, chat, telefonie, analiză tehnică și instrumente de administrare;
- procesatori de plăți, furnizori de facturare și contabilitate;
- consultanți juridici, fiscali, contabili, auditori sau alți consultanți profesionali;
- autorități publice, instanțe, organe de control sau alte entități, dacă divulgarea este impusă de lege ori necesară pentru apărarea drepturilor;
- Clientul sau operatorul relevant, atunci când o solicitare privește Datele Clientului prelucrate prin Platformă;
- alți destinatari indicați de Client sau autorizați de persoana vizată, în condițiile legii.
Furnizorii care prelucrează date în numele nostru sunt obligați contractual să respecte confidențialitatea, securitatea și instrucțiunile aplicabile prelucrării.
8. Transferuri internaționale
În principiu, urmărim să prelucrăm datele în Spațiul Economic European. În cazul în care datele cu caracter personal sunt transferate către țări din afara Spațiului Economic European, transferul se va realiza numai în măsura în care există un mecanism valid potrivit GDPR, precum o decizie de adecvare, clauze contractuale standard, reguli corporatiste obligatorii, consimțământ explicit sau o altă garanție ori derogare permisă de legislația aplicabilă.
9. Perioada de stocare
Păstrăm datele cu caracter personal numai atât timp cât este necesar pentru îndeplinirea scopurilor pentru care au fost colectate, pentru respectarea obligațiilor legale, pentru executarea contractului, pentru furnizarea serviciilor, pentru apărarea drepturilor sau pentru alte scopuri permise de lege.
În mod orientativ:
- datele de cont și relație contractuală se păstrează pe durata contractului și ulterior pe perioada necesară apărării drepturilor ori conformării cu obligațiile legale;
- datele de facturare și documentele financiar-contabile se păstrează pe durata prevăzută de legislația fiscal-contabilă aplicabilă;
- datele de suport se păstrează pe perioada necesară soluționării solicitării și ulterior pe perioada necesară pentru audit, securitate, îmbunătățirea serviciilor sau apărarea drepturilor;
- datele de marketing se păstrează până la retragerea consimțământului, dezabonare, opoziție sau până când nu mai sunt necesare scopului pentru care au fost colectate;
- datele candidaților se păstrează, de regulă, până la finalizarea procesului de recrutare pentru postul vizat, iar pentru recrutări viitoare numai pe baza unui temei legal adecvat, de exemplu consimțământ, pentru perioada comunicată persoanei vizate;
- log-urile tehnice și de securitate se păstrează pe perioada necesară securității, auditului și investigării incidentelor;
- Datele Clientului se păstrează conform Termenilor și Condițiilor, contractului și DPA-ului aplicabil.
Pentru Datele Clientului, în lipsa unei reactivări a serviciului, qPlus poate șterge contul și datele asociate după 2 ani de la expirarea ultimului abonament valabil. În cazul unei perioade de probă neurmate de contractarea unui abonament plătit, qPlus poate șterge contul și datele asociate după 3 luni de la expirarea perioadei de probă, conform Termenilor și Condițiilor.
Dacă qPlus prelucrează Datele Clientului ca persoană împuternicită sau sub-împuternicită, Clientul poate transmite instrucțiuni documentate privind returnarea, exportul sau ștergerea acestor date, în condițiile DPA-ului aplicabil. Termenele operaționale de retenție nu limitează dreptul Clientului de a solicita ștergerea mai devreme, în măsura în care nu există obligații legale, litigii, incidente de securitate, investigații, obligații contabile/fiscale sau alte motive permise de lege pentru păstrarea anumitor date.
Datele existente în copiile de siguranță pot continua să existe temporar până la expirarea ciclurilor obișnuite de backup, fără a fi utilizate în mod curent, cu excepția situațiilor în care restaurarea este necesară pentru securitate, continuitate, obligații legale sau apărarea drepturilor.
10. Securitatea datelor
Aplicăm măsuri tehnice și organizatorice rezonabile pentru protejarea datelor cu caracter personal împotriva accesului neautorizat, pierderii, distrugerii, modificării sau divulgării neautorizate. Aceste măsuri pot include, după caz:
- controlul accesului pe bază de roluri și permisiuni;
- autentificare și gestionarea securizată a credențialelor;
- jurnalizare și monitorizare tehnică;
- politici interne de confidențialitate și securitate;
- limitarea accesului la date la persoanele care au nevoie de acesta;
- backup și măsuri de continuitate;
- testare, actualizare și mentenanță tehnică;
- instruirea persoanelor care prelucrează date;
- măsuri de pseudonimizare, anonimizare sau minimizare, unde este adecvat.
Nicio aplicație, conexiune la internet sau infrastructură tehnică nu poate fi garantată ca fiind complet lipsită de risc. În cazul unui incident de securitate care implică date cu caracter personal, vom acționa conform obligațiilor legale aplicabile și, atunci când prelucrăm date în calitate de persoană împuternicită sau sub-împuternicită, conform DPA-ului aplicabil.
11. Marketing direct
Putem transmite comunicări comerciale privind qPlus, produse, servicii, funcționalități, noutăți sau evenimente, în măsura permisă de lege. În funcție de context, temeiul poate fi consimțământul dumneavoastră sau interesul nostru legitim de a comunica informații relevante clienților și potențialilor clienți B2B.
Vă puteți dezabona de la comunicările comerciale prin mecanismul de dezabonare inclus în mesaj sau prin transmiterea unei solicitări la info@qplus.ro. Comunicările operaționale, contractuale sau de securitate privind Platforma pot fi transmise chiar dacă nu sunteți abonat la comunicări comerciale.
12. Cookie-uri și tehnologii similare
Website-ul și Platforma pot utiliza cookie-uri și tehnologii similare pentru funcționare, securitate, autentificare, memorarea preferințelor, analiză, îmbunătățirea serviciilor și, după caz, marketing. Cookie-urile strict necesare pot fi utilizate pentru funcționarea website-ului sau a Platformei, iar cookie-urile de analiză, marketing sau alte tehnologii similare care necesită consimțământ vor fi utilizate în funcție de opțiunile exprimate prin banner-ul sau instrumentul de administrare a consimțământului. Detaliile privind tipurile de cookie-uri, scopurile, durata și modalitatea de retragere sau modificare a consimțământului vor fi incluse într-o Politică privind modulele cookie.
13. Decizii automate și profilare
Nu luăm decizii bazate exclusiv pe prelucrare automată care să producă efecte juridice asupra dumneavoastră sau să vă afecteze în mod similar într-o măsură semnificativă. Putem utiliza date tehnice și de utilizare pentru securitate, prevenirea fraudelor, analiză operațională, îmbunătățirea Platformei și prioritizarea suportului, fără a produce efecte juridice automate asupra persoanelor vizate.
14. Drepturile persoanelor vizate
În condițiile GDPR, persoanele vizate pot avea următoarele drepturi:
- dreptul de informare;
- dreptul de acces la date;
- dreptul la rectificarea datelor inexacte sau incomplete;
- dreptul la ștergerea datelor, în cazurile prevăzute de lege;
- dreptul la restricționarea prelucrării;
- dreptul la portabilitatea datelor;
- dreptul de opoziție;
- dreptul de retragere a consimțământului, atunci când prelucrarea se bazează pe consimțământ;
- dreptul de a nu face obiectul unei decizii bazate exclusiv pe prelucrare automată, în cazurile aplicabile;
- dreptul de a depune plângere la Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal;
- dreptul de a se adresa instanțelor competente.
Pentru exercitarea drepturilor, ne puteți contacta la info@qplus.ro. Vom analiza solicitarea și vom răspunde în termenele prevăzute de GDPR. Este posibil să solicităm informații suplimentare pentru confirmarea identității sau pentru identificarea operatorului relevant.
15. Exercitarea drepturilor pentru Datele Clientului
Dacă solicitarea privește Datele Clientului prelucrate prin Platformă în numele unui Client sau al unui angajator din portofoliul Clientului, operatorul datelor este, de regulă, Clientul ori angajatorul relevant, nu qPlus. În aceste cazuri, cererea trebuie adresată operatorului relevant.
Dacă primim direct o cerere care privește Datele Clientului, putem redirecționa cererea către Client, putem informa persoana vizată că trebuie să se adreseze operatorului relevant sau putem solicita informații suplimentare pentru identificarea contului, Clientului sau angajatorului vizat. qPlus va asista Clientul, în limitele DPA-ului și ale posibilităților tehnice disponibile, pentru soluționarea cererilor privind drepturile persoanelor vizate.
16. Copii minori
Platforma qPlus este destinată utilizării profesionale și B2B. Nu furnizăm Platforma direct copiilor și nu intenționăm să colectăm date de la minori prin website în scopuri proprii. În măsura în care Clientul introduce date privind minori în Platformă, Clientul este responsabil pentru existența temeiului legal, informarea persoanelor vizate și respectarea tuturor obligațiilor aplicabile.
17. Modificarea Politicii
Putem actualiza prezenta Politică periodic, pentru a reflecta modificări legislative, tehnice, operaționale sau comerciale. Versiunea actualizată va fi publicată pe website sau comunicată prin mijloace rezonabile. Continuarea utilizării website-ului sau Platformei după publicarea ori comunicarea modificărilor poate reprezenta luarea la cunoștință a versiunii actualizate, în măsura permisă de lege.
18. Contact
Pentru întrebări privind prezenta Politică sau modul în care prelucrăm datele cu caracter personal, ne puteți contacta la:
EMBER SOFTWARE S.R.L.
Iași, str. Sf. Lazăr nr. 27
E-mail: info@qplus.ro
Telefon: 0749753569
Solicitările privind Datele Clientului vor fi redirecționate, atunci când este cazul, către Clientul sau operatorul relevant, deoarece qPlus acționează, de regulă, ca persoană împuternicită sau sub-împuternicită pentru aceste date. Persoanele vizate pot contacta și Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal, conform informațiilor publicate pe website-ul autorității.
Ultima actualizare: 18 iunie 2026